Free Podium Blog

Het is nog even wachten op Kerst, maar het moment om onze jaarlijkse wensen te versturen naar onze dierbare relaties komt toch dichterbij. Kies je de online of papieren versie? Voordat je van start gaat is dé vraag: Heb je wel één bestand met alle contactgegevens van kennissen, zakelijke relaties, collega's en vrienden?

Zorg dat je nooit meer mails of post retour krijgt omwille van een verkeerd adres of 'user unknown'. Als je regelmatig tijd verspilt om de juiste contactgegevens op te snorren van een klant of relatie, dan is het belangrijk je databestand up te daten.

7 gouden tips om je databestand up-to-date te houden en tijd te winnen

1. Denk na welke gegevens je precies nodig hebt van je contacten.

Zijn het enkel postgegevens of wil je bijvoorbeeld ook hun verjaardag, hobby's of andere zaken bijhouden? Of wens je alleen een datalijst met hun emailadres en naam?

2. In hoeveel systemen zitten momenteel je contactgegevens?

Inventariseer waar je contactgegevens momenteel zitten. In je gsm zitten telefoonnrs, in het outlookbestand de e-mailadressen, enkele visitekaartjes op papier in lades, hier of daar een oud adresboekje? Centraliseer je contacten op 1 vaste plek.

3. Zorg voor een actueel adressenbestand.

Als adressen niet compleet zijn of verouderd, vraag dan de juiste gegevens op. Dit is éénmalig een tijdrovend werkje. Nadien verlies je minder tijd door een upgedate lijst.

4. Digitaliseer je databestand.

Heb jij nog een ouderwets adresboekje? Werk met een digitaal bestand. De programma's Outlook, Excel of Access lenen zich daar perfect toe. Een CRM-pakket gekoppeld met je boekhouding of facturatie is makkelijk te exporteren voor mailings of om gegevens op te vragen. Je kunt ook met een online listbuilder werken zoals www.mailchimp.com, www.ymlp.com of www.aweber.com of www.infusionsoft.com.

5. Breng de gegevens op 1 uniforme manier in.

Het vraagt enige discipline opdat je altijd op dezelfde manier gegevens invoert. Een stappenplan hiervoor uitschrijven helpt als je met verschillende personen werkt aan het invoeren van een databestand. En let op de juiste schrijfwijze. Mensen waarderen het als hun naam en adres correct geschreven is. Dit straalt professionaliteit uit.

6. Leer efficiënt werken met een digitaal databestand.

Het is heel handig om mailings te versturen en brieven en etiketten samen te voegen. Maar als de vaardigheid ontbreekt, verlies je tijd met zaken nog manueel te doen.

7. Neem een back-up van je contactgegevens.

Als je tijd en energie in de opmaak van een actueel bestand gestoken hebt, zorg dat er regelmatig een backup wordt genomen van die gegevens.

Van zodra je databestand up to date is, kun je in een mum van tijd je wensen versturen, een reclamecampagne opzetten of gewoon een telefoonnummer van een contact opzoeken. Succes ermee!

Ontvang je graag meer ondernemerstips als dienstverlener? Download Sabines gratis e-book "De 5 fouten waardoor je als dienstverlener klein blijft."

Email me when people comment –

You need to be a member of Love To Be Free to add comments!

Join Love To Be Free

Op deze pagina lees je blogteksten voor en door freelancers. De afspraak met de bloggers is om er geen commerciële boodschappen van te maken, wel inhoudelijke, interessante ideeën, vaststellingen, adviezen, ...

Wil je zelf ook bloggen op deze pagina? Neem dan contact met ons op via freelancers@unizo.be om de concrete werkwijze te bespreken.

  Proximus Engie KBC ADMB Zenito Partner_28.png